公司文件管理制度（精選19篇）
在當今社會生活中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的公司文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
公司文件管理制度 篇1
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發(fā)。
2、經總經理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
�。�3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數后印制。
�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的'歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統(tǒng)籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經總經理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。
（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
�。�6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。
�。�7）注結：文件辦理完畢，應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
�。�8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發(fā)保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，報送總經理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經理批示。
2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
公司文件管理制度 篇2
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的'案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度 篇3
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。
3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。
4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經總經理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執(zhí)行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。
5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務文件，需要辦公室打印的.，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢
1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
公司文件管理制度 篇4
一、總則：
為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術文件的編制、審核、批準：
1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術文件的審核。
3、總經理負責技術文件的批準。
4、技術文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設備操作規(guī)程；
d、產品內控標準；
e、產品檢驗規(guī)范；
f、采購技術要求等。
三、技術文件的更改：
1、技術文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術要求過高，生產設備無法達到而必須進行更改等。
2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經理批準；
3、技術文件更改申請單應包括以下內容：
a、更改原因；
b、更改前參數；
c、更改后參數。
4、技術文件更改申請單的審批：
a、廠務經理負責對技術文件更改進行審批；
b、必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；
c、廠務經理下達技術文件更改指令（書面文件）；
5、生產部根據指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的.產品質量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關標準和法律、法規(guī)；
c、工程部負責更改，其他人員未經受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。
四、技術文件的管理：
1、技術文件發(fā)放：技術文件由工程部發(fā)放到相關責任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；
c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；
e、借閱技術文件須由技術部或廠務經理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。
公司文件管理制度 篇5
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的`閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度 篇6
(一)總則
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
(二)文件管理
內容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的.文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室文書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應送交辦公室辦公室文書，切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;
�、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
�、劢浝磙k公室各種專業(yè)例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
�、萦斜４鎯r值的人民來信，來訪記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
公司文件管理制度 篇7
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)；
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打�。�
11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的`報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；
(9)單位日志和大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
公司文件管理制度 篇8
文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發(fā)統(tǒng)一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發(fā)員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件�；蛴煽偨涋k通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規(guī)定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規(guī)章制度
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
七、發(fā)文程序規(guī)定
1.總經辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規(guī)定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發(fā)
8.經領導批準簽發(fā)后的文稿交總經辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經辦收發(fā)員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復
(2)總經辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄
(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的.報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品
(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。
2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
公司文件管理制度 篇9
1.編訂依據
本公司為了規(guī)范化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內部記錄和內外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門
本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規(guī)定
4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。
4.1.2內部記錄的設定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號
4.1.3外來記錄的設定格式為：
�。╓L）QR + XX + XX
外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號
4.2公司文件編號規(guī)定
4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：
�。�1）標準操作指導書：SOP
�。�2）標準檢驗指導書：SIP
（3）標準管理程序：SMP
4.2.2質量手冊的編寫格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號
4.2.5外來文件的設定格式為：
WL + XX + XX
外來文件縮寫+隸屬部門+部門內部編號
4.3部門編號的規(guī)定
4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。
4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的.編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節(jié)序號后空一格編寫內容以保證美觀。對于正文中出現的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的內容使用中文標點符號進行斷句。
4.5文件的發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數量，并由簽收人當面進行簽收。
4.5.2文件補發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募a發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內日將補發(fā)的文件交于申請部門。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新換版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0，那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門編號的文件應統(tǒng)一編號格式，部門內編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現重復應及時上報體系部進行核對并處理。
公司文件管理制度 篇10
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的'錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度 篇11
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識，標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有機房重地，非請勿進的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有天臺重地，非請勿進的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業(yè)時，在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對區(qū)域內的財產要做好防護措施，并放置有危險勿進，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時，必須在開關上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未干而現場又無工作人員時，應在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時掛放清潔中字樣的標識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時，應放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時，應在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的`服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識，應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質量記錄予以實現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識，必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式，所有ci手冊所規(guī)范的標識，部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識，需將中文及譯文內容報品質主管審批。
4.3.3如發(fā)現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義，應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時，必須經總經理或授權品質主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
公司文件管理制度 篇12
為了使員工忠于職守，促進旅游區(qū)的繁榮與發(fā)展，要求全體員工必須遵守各類制度，自覺維護平山旅游區(qū)的根本利益。
一、員工錄用制度：
根據實際業(yè)務需要，擇優(yōu)錄用人才。凡具有初中以上文化程度或同等學歷或有一定相關專業(yè)知識身體健康、五官端正、作風正派的青年均可應聘求職。
聘任程序：攜帶本人身份證、學歷證明等相關證件（原件、復印件）填寫《應聘登記表》和《個人簡歷》，→面試（合格者）→崗前培訓→試工、試崗（一個月）→合格者正式錄用，簽訂合同。
公司對所有員工都本著來去自由的雙向選擇方針，在全面期內員工辭職，須提前十天寫出書面辭呈。經批準后，結清各部門手續(xù)，交回工作服，憑《手續(xù)結清證明》、原始收據到財務部領取保證金及工資。
新員工試用期間必須服從安排，不適應工作的可申請離職，試用期自動離職者，不發(fā)試用期工資。
二、考勤管理制度：
1、正常勞動時間視部門工作需要而定。每月從xx日至下月xx日為滿月考勤時間。
2、上班從換好工作服、整理好儀容以簽到時間為準。
3、事假要提前一天申請，特殊原因也必須到崗請假，得到經理批準后才可離崗，違者按曠工論。
4、遲到：凡未按公司規(guī)定的時間上班者，無論任何理由均記遲到。曠工：未事先辦理請假手續(xù)而無故缺勤以及假滿未歸者均算曠工，一年累計曠工兩次的開除。病假：請病假需出具病假條及醫(yī)院證明、病歷，急診可立即打電話，非急診要提前請示。無醫(yī)院證明或病歷按曠工算。
5、上班時間若要外出須得到領班或經理同意。
三、福利制度：
1、員工工資遵循按勞分配原則，實行同工同酬、多勞多得，執(zhí)行月工資。月工資根據不同部門、不同崗位、不同職務確定員工工資。
2、員工工資以現金形式按月支付。
3、根據需要，按不同工種向員工發(fā)放工作服等勞動保護用品。辭職或除名的員工對配發(fā)的工作服應上交公司，不繳回者按服裝成本費用的全部在工資中扣除。
4、為鼓勵發(fā)揚集體精神，不定期的搞各種文體活動來增強員工團隊凝聚力。
5、為員工提供比較充足的學習時間，并進行定期培訓，提高員工素質和業(yè)務水平。
四、安全制度：
1、員工必須服從領導，聽從指揮，遵守勞動紀律，不得違章作業(yè)。
2、所有員工必須注意防火、防盜、防暴、防機械事故，若發(fā)現問題及時采取措施，防止事故發(fā)生，同時上報領導。
3、要認真檢查設備，消除不安全隱患，確保顧客生命安全及公司財產安全。
4、發(fā)現形跡可疑或不法行為的人或事，要及時報告領導。
5、旅游區(qū)不得出現打架鬧事行為，若發(fā)現此不良狀況立即報告，并幫忙疏導圍觀群眾。
6、若發(fā)生緊急事故，全體員工必須服從指揮，通力合作，發(fā)揚見義勇為、奮不顧身的精神，全力保護公司財產及顧客生命財產安全。
7、員工不得打架斗毆，不允許將社會不良青年帶進工作場所及與之交往，要保護自身安全。
五、財產負責制度：
1、各部負責人，負責本部機械設備、物品等安全，對后勤部負責。如發(fā)現丟失或損壞，追究當事的責任或賠償。
2、如有設備需維修時，由各部負責人及時報告主管領導，避免影響正常工作。
六、獎懲制度：
為提高服務質量，促進企業(yè)經濟效益和企業(yè)行業(yè)競爭力，建立一支嚴格、負責、團結、奉獻的高素質員工隊伍，公司堅持獎懲分明，獎優(yōu)罰劣，以思想教育為主，懲罰為輔的獎懲原則。
獎勵：
1、對保護公司財產和他人生命、財產安全挺身而出的`，見義勇為的員工公司將給予獎勵現金。
2、努力完成本職工作和公司交給的各項任務，成績顯著者，在工作崗位上做出重大貢獻或對公司某崗位實現技術改革者公司將給予獎勵現金。
3、在服務中創(chuàng)造優(yōu)異成績，如拾金不昧等，為公司贏得重大聲譽及多次受到顧客表揚者公司將給予獎勵現金。
4、發(fā)現事故苗頭及時采取措施，防止事故發(fā)生的，公司將給予獎勵現金。
懲罰、紀律處分：
1、上班不穿工作服者，一次罰5元；
2、遲到：半小時以內一次罰5元，半小時以外、一小時以內罰10元，一小時以外、兩小時以內罰20元，以此類推；
3、工作時間干私事、影響公司形象的、儀容不整的、發(fā)現一次各罰5元；
4、上班時間擅離職守、聚堆閑聊，服務差、被顧客投訴的，上班時間吸煙、酗酒、賭博的，和同事、顧客或其他人吵架、打架斗毆的，頂撞領導、不執(zhí)行命令者，不服從管理、嚴重妨礙管理秩序的，一次罰50元；
5、嚴重違反各項制度，造成公司利益或形象損失的將被開除并扣工資與保證金。
七、衛(wèi)生制度：
1、工作現場設施、設備、辦公桌椅等由本室員工打掃，擺放整齊，保持干凈衛(wèi)生。
2、及時清理環(huán)境衛(wèi)生，保持景點、道路清潔。
3、清潔員保持大廳、過道、樓梯、衛(wèi)生間、門外等衛(wèi)生區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。
4、餐廳餐具要及時刷洗消毒，客房各類物品擺放有序，人員要衣冠整潔，客房要保持清潔衛(wèi)生，及時換洗床上用品。
八、交接班制度：有準確的時間觀念，每班必須提前15分鐘接收工作，整理儀容，進行接班準備。
1、收銀員：整理好賬目，清點所有現金交與財務部指定的收款人員。
2、值班值宿人員清點本區(qū)設備、物品等，作好值班記錄。
3、清潔工交班時必須保持各衛(wèi)生區(qū)域干凈整潔，未留有死角。
4、保安下班前認真檢查各種設施、設備，消除不安全隱患，確保安全。
公司文件管理制度 篇13
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第一條爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。
3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
�。ㄈ┌l(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
�。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會簽的'文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募�。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生産經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度 篇14
第一節(jié) 總則
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用"規(guī)定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排，用"決定"。
經會議討論通過并要求貫徹的事項，用"決議"。
三、通知。
轉發(fā)上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用"通知"。
四、通報。
表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準，用"請示"。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用"報告"。
六、批復。
答復請示事項用"批復"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用"函"。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用"會議紀要"。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。
四、公司發(fā)文分為四種:
�、�"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內發(fā)文件應對全公司具有效力，對外發(fā)文應代表公司的`整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門的對內對外發(fā)文，由總經辦統(tǒng)一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，總經辦統(tǒng)一認定。
(公司其他部門均以"發(fā)"的發(fā)文，以②、③發(fā)文，須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經辦統(tǒng)一拆封、登記，根據文件屬性及時分送相關部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經辦負責，防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門經理核準→主管副總經理→總經辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核準→總經辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內完成。
2、急:限8個工作時內完成。
3、平:限16個工作時內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
公司文件管理制度 篇15
1.目的
及時糾正在服務過程中產生的不合格，防止不合格服務的再發(fā)生，識別潛在的不合格原因，防止?jié)撛诓缓细穹⻊盏漠a生，實現持續(xù)改進，為顧客提供更優(yōu)質的服務。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。
3.職責
3.1管理者代表負責監(jiān)督、協(xié)調改進、糾正和預防措施的實施。
3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發(fā)出相應的通知，并跟進驗證實施效果。
3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。
3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因，制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析，確定不合格原因，采取糾正措施予以改善，消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術或試驗的方法進行識別，對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質量事故
c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務的.評估
e.顧客滿意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況
4.1.3對于情況f，審核小組按《內部質量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對于情況d，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，交責任部門通知分承包方，要求分承包方對原因進行分析，提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況，相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄，并簽名確認，該表品質主管和責任部門各存一份。
4.1.5對于情況g，由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對于其他不合格，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門，責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目，制定糾正措施并實施，品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果，表格品質主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格，按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。
4.1.8因質量體系或服務規(guī)范引起的不合格，由品質主管組織相關人員進行論證，提出修改意見，呈交總經理或管理者代表審批后修改下發(fā)，并保存與此有關的文件和記錄。
4.1.9因員工素質引起的不合格，由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施，總經理負責監(jiān)督實施。
4.1.10因服務設備或設施引起的不合格，采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等，由總經理負責監(jiān)督實施。
4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格，由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論，對質量問題進行綜合分析，指定措施并組織實施，并總經理負責監(jiān)督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別，分析其原因并采取相應預防措施，以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進行分析，識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議
c.顧客滿意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格，并根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格，根據潛在問題的影響程度，由品質主管召集相關部門講明原因，制定預防措施，同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄，責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施，品質主管負責跟蹤并驗證實施效果，同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認，表格品質主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄，整理后提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中，管理者代表負責配置必要的資源，協(xié)助分析原因和確定責任部門，并監(jiān)督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改，按《質量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質量記錄和表格
公司文件管理制度 篇16
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據我公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件，總經理啟封后，也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號，個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等，分別由辦公室秘書直接分轉處理，如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
�、菫榧铀傥募\轉，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。
�、情單臅r不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
⑶對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件，須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a、技術、經營管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
�、枪旧闲形�、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關呈報工作計劃、請示報告、處理決定，同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
②在公司日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司總經理批準后，由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務部室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會議紀要。
�、芨鳂I(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯系，可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時，主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
�、遣輸M文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的.要求和上級有關指示精神，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿，應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后，按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書，統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件，辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
⑶公司總經理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。 第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理、造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經審核同意銷毀的文件，由辦公室主任和辦公室秘書監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度 篇17
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的`起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件，以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件，并注明發(fā)放數量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
公司文件管理制度 篇18
1、目的：
為適應公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的'規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法�！皸l例”一般應用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財務部發(fā)文瑞普財字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質管部發(fā)文瑞普質字【xx】號
6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學組織、協(xié)調配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統(tǒng)計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監(jiān)）審核→公司主管領導（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門經理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
公司文件管理制度 篇19
第一條為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際狀況，特制訂本制度。
第二條文件管理資料主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
一、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件(除領導訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1.辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。
第五條公文的閱批與分轉。
1.凡正式文件均需由辦公室主任根據文件資料和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。
3.為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。
第六條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露資料。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的職責，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。
二、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條發(fā)文的范圍：
1.凡是以公司名義發(fā)出的.文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.下發(fā)文件主要用于：
(1)公布規(guī)章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
(3)公布體制機構變動或干部任免事項；
(4)公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.上行文件主要用于：
(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：____
(2)同相關單位聯系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4.在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5.各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，能夠各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。
6.各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各部門的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。
三、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1.各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期；
2.草擬文稿務必從公司角度出發(fā)，做到狀況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3.辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、資料不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；
4.經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿(對文稿資料、質量負責)；
5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；
6.需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打��；
8.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實狀況。
四、文件的借閱和清退
第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應指定一位職責心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
五、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義構成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中構成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1.文件立卷應按照資料、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議構成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度構成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。
六、文件的銷毀
第十五條對于剩余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
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