（精華）文件管理制度
在現(xiàn)實社會中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
1. 設(shè)立專門的設(shè)備管理部門，負責維護工作的規(guī)劃、執(zhí)行與監(jiān)督。
2. 對維護人員進行定期培訓，提升其專業(yè)技能和服務(wù)意識。
3. 實施設(shè)備設(shè)施的定期巡檢制度，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在問題。
4. 建立設(shè)備維護檔案，詳細記錄設(shè)備的歷史狀態(tài)、維修記錄及性能變化。
5. 定期開展維護工作審查，評估制度執(zhí)行情況，適時調(diào)整優(yōu)化。
6. 引入預(yù)防性維護策略，預(yù)測設(shè)備故障，提前進行維修或更換。
7. 加強與供應(yīng)商的合作，確保維修材料和工具的質(zhì)量與供應(yīng)。
通過上述方案的實施，我們期望能構(gòu)建一個科學、規(guī)范、高效的'維護管理體系，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。
文件管理制度2
1. 建立文件管理委員會：由各部門代表組成，負責制定和修訂文件管理制度，解決管理中的問題。
2. 實施電子化管理：采用文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的在線創(chuàng)建、審批、存儲和分享，提高管理效率。
3. 定期審計：定期進行文件管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并改進。
4. 培訓與考核：定期組織文件管理培訓，通過考核確保員工理解和遵守制度。
5. 激勵機制：設(shè)立獎勵機制，鼓勵員工積極參與文件管理，提升整個組織的'文件管理水平。
技術(shù)文件管理制度的建立和執(zhí)行，需要全員參與和持續(xù)改進，以實現(xiàn)企業(yè)的高效運營和長期發(fā)展。
文件管理制度3
工程文件資料管理制度，是確保工程項目順利進行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其主要內(nèi)容涵蓋了項目從啟動到結(jié)束全過程的文檔管理，包括但不限于設(shè)計圖紙、合同協(xié)議、施工日志、驗收報告、變更記錄、質(zhì)量檢驗文件等。這些資料不僅是項目執(zhí)行的依據(jù)，也是后期維護、審計及糾紛處理的重要憑證。
內(nèi)容概述：
1、文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標準和編碼體系，便于快速檢索和管理。
2、文件審批流程：明確文件的起草、審核、批準和發(fā)布流程，確保文件的準確性和合規(guī)性。
3、文件版本控制：跟蹤文件的修改歷史，防止使用過期或錯誤版本。
4、文件存儲與備份：規(guī)定紙質(zhì)文件的存放位置，電子文件的存儲介質(zhì)和備份策略。
5、文件借閱與歸檔：設(shè)定文件借閱權(quán)限和流程，確保文件的.安全，同時規(guī)范文件的歸檔期限和方式。
6、文件銷毀管理：對不再需要的文件進行安全銷毀，遵守相關(guān)法律法規(guī)。
文件管理制度4
技術(shù)中心管理制度文件旨在規(guī)范我們的技術(shù)部門運作，確保技術(shù)研發(fā)工作的高效、有序進行。這份文件將涵蓋以下幾個主要方面：
1. 組織架構(gòu)與職責
2. 技術(shù)研發(fā)流程管理
3. 項目管理與進度控制
4. 人員培訓與發(fā)展
5. 知識產(chǎn)權(quán)管理
6. 質(zhì)量控制與標準
7. 技術(shù)合作與交流
內(nèi)容概述：
1. 組織架構(gòu)與職責：定義技術(shù)中心各部門的職能，明確各級員工的'工作責任。
2. 技術(shù)研發(fā)流程管理：設(shè)定從項目立項到產(chǎn)品上市的完整流程，包括需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試和維護等環(huán)節(jié)。
3. 項目管理與進度控制：規(guī)定項目啟動、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾的步驟，確保項目按時完成。
4. 人員培訓與發(fā)展：設(shè)立員工培訓計劃，鼓勵專業(yè)技能提升和職業(yè)發(fā)展。
5. 知識產(chǎn)權(quán)管理：制定知識產(chǎn)權(quán)保護政策，規(guī)范內(nèi)部創(chuàng)新成果的申請和使用。
6. 質(zhì)量控制與標準：建立質(zhì)量管理體系，確保技術(shù)產(chǎn)品的性能和穩(wěn)定性。
7. 技術(shù)合作與交流：促進內(nèi)外部技術(shù)交流，推動技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)合作。
文件管理制度5
1. 制定詳細的操作指南：明確每個步驟的具體要求，提供模板和示例，方便員工操作。
2. 強化培訓：定期舉辦文件管理培訓，確保員工了解并遵守制度。
3. 實施電子化管理：引入先進的文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的在線創(chuàng)建、審批和共享。
4. 設(shè)立專職崗位：配置專門的'文件管理員，負責文件的日常管理和監(jiān)督。
5. 定期評估與反饋：通過內(nèi)部審計和員工反饋，持續(xù)優(yōu)化文件管理制度，確保其實際效果。
建立健全的工程文件管理制度，對于企業(yè)的長期發(fā)展和項目成功至關(guān)重要。通過科學的管理，我們可以確保信息的有效流通，提升組織效率，同時保護企業(yè)的核心競爭力。
文件管理制度6
辦公文件管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能確保企業(yè)信息的準確無誤，防止因文件混亂導致的`工作延誤和決策失誤；另一方面，它有助于保護企業(yè)敏感信息，防止非法獲取和濫用，維護企業(yè)利益；良好的文件管理也有助于滿足法律法規(guī)要求，降低潛在的法律風險。
文件管理制度7
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
�。�3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。
�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的`由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。
（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結(jié)果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。
�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。
（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
文件管理制度8
部門文件管理制度是指在企業(yè)內(nèi)部，對部門產(chǎn)生的各類文件進行有序管理的一系列規(guī)則和流程。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在確保信息的安全、準確和高效流通。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類：明確各類文件的'分類標準，如工作報告、會議紀要、業(yè)務(wù)合同等。
2. 文件編號：為每個文件設(shè)定唯一的識別碼，便于查找和管理。
3. 制作與審批流程：規(guī)定文件制作的權(quán)限和審批流程，確保內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
4. 存儲與備份：規(guī)定文件的存儲位置和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
5. 分發(fā)與查閱：設(shè)定文件的分發(fā)范圍和查閱權(quán)限，保護敏感信息。
6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的條件與程序。
7. 審計與合規(guī)：定期進行文件管理審計，確保制度的執(zhí)行。
文件管理制度9
辦公室文件管理制度是企業(yè)日常運營的重要組成部分，旨在確保信息的有效管理、安全存儲和順暢流通。這一制度能夠幫助我們規(guī)范工作流程，提高工作效率，防止信息丟失或泄露，同時也有助于保持辦公環(huán)境整潔有序。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如行政、財務(wù)、項目等，以及相應(yīng)的編碼規(guī)則，便于快速檢索和歸檔。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準和簽發(fā)流程，確保文件內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
3. 文件存儲與保管：設(shè)定紙質(zhì)文件的存放位置和電子文件的存儲路徑，制定備份策略，確保文件的安全。
4. 文件借閱與傳遞：規(guī)定文件的借閱流程，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問，同時確保文件在各部門間有效傳遞。
5. 文件銷毀與保留：明確文件的保存期限，對過期無用文件進行安全銷毀，同時遵守相關(guān)法律法規(guī)要求的`文件保留期限。
6. 文件權(quán)限管理：設(shè)定不同級別員工對文件的訪問權(quán)限，保護敏感信息。
7. 文件審計與檢查：定期進行文件管理的內(nèi)部審計，確保制度的執(zhí)行情況。
文件管理制度10
質(zhì)量文件管理制度是我們企業(yè)運營的核心組成部分，旨在確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量達到或超過客戶的期望。這項制度涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、實施到更新、廢棄的全過程管理，旨在通過規(guī)范化的流程，保證質(zhì)量管理體系的.有效運行。
內(nèi)容概述：
1.文件分類與編碼：明確各類文件（如作業(yè)指導書、質(zhì)量標準、檢驗規(guī)程等）的分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于管理和檢索。
2. 文件編寫：規(guī)定文件的格式、內(nèi)容要求，確保文件清晰、準確、完整，能夠指導實際操作。
3.文件審批：設(shè)立審批流程，確保文件的合規(guī)性和適用性，防止錯誤信息的傳播。
4.文件發(fā)布與分發(fā)：控制文件的版本，確保員工使用的是最新有效的版本。
5.文件執(zhí)行：監(jiān)督文件的執(zhí)行情況，確保其在實際工作中得到遵循。
6.文件修訂與更新：定期審查文件的有效性，及時進行修訂和更新，適應(yīng)業(yè)務(wù)變化。
7.文件存檔與廢棄：妥善保存歷史版本，按規(guī)定條件和程序廢棄不再使用的文件。
文件管理制度11
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的`文件由行政辦公室負責報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領(lǐng)導批示的要求送達有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。
文件管理制度12
本《學校節(jié)能管理制度文件》旨在規(guī)范和指導學校的能源使用行為，提高能源利用效率，降低能耗成本，培養(yǎng)師生的節(jié)能意識，構(gòu)建綠色校園環(huán)境。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1、能源管理機構(gòu)設(shè)置與職責
2、能源使用規(guī)范與標準
3、節(jié)能設(shè)備設(shè)施的`采購與維護
4、能源消耗監(jiān)測與報告制度
5、節(jié)能教育與宣傳
6、節(jié)能考核與獎懲機制
內(nèi)容概述：
1、能源管理機構(gòu)設(shè)置與職責：設(shè)立專門的能源管理部門，負責制定節(jié)能政策，監(jiān)控能源使用情況，協(xié)調(diào)各部門的節(jié)能工作。
2、能源使用規(guī)范與標準：制定各類設(shè)施設(shè)備的能耗限額，規(guī)定合理使用時間，推廣節(jié)能操作方法。
3、節(jié)能設(shè)備設(shè)施的采購與維護：優(yōu)先選購節(jié)能型設(shè)備，定期進行設(shè)備維護，確保設(shè)備高效運行。
4、能源消耗監(jiān)測與報告制度：建立能源消耗記錄系統(tǒng)，定期分析能耗數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決能耗異常。
5、節(jié)能教育與宣傳：通過課程、活動等形式，增強師生節(jié)能意識，傳播節(jié)能知識。
6、節(jié)能考核與獎懲機制：將節(jié)能指標納入部門和個人績效考核，對節(jié)能表現(xiàn)突出的個人或集體給予獎勵。
文件管理制度13
1. 設(shè)立專門的法律事務(wù)部門，負責法律顧問的管理與協(xié)調(diào)工作。
2. 制定詳細的工作手冊，明確法律顧問的工作職責和流程。
3. 與法律顧問簽訂服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)內(nèi)容、費用和保密條款。
4. 定期組織法律知識講座和案例分析，提高員工的法律意識。
5. 建立法律文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化存儲和檢索，提高工作效率。
6. 定期評估法律風險，制定風險控制策略，確保企業(yè)始終處于安全的法律環(huán)境中。
通過以上方案的實施，企業(yè)將構(gòu)建起一套完善的.法律顧問管理制度，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供堅實的法律保障。
文件管理制度14
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的'交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。
�。�3）文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
文件管理制度15
1.信息準確：文件管理確保信息的準確無誤，避免因錯誤信息導致的決策失誤。
2.法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和企業(yè)政策，防止法律風險。
3.效率提升：清晰的文件流程能提高員工的工作效率，減少無效勞動。
4.知識產(chǎn)權(quán)保護：保護企業(yè)機密，防止知識產(chǎn)權(quán)的流失。
5.溝通協(xié)同：統(tǒng)一的'文件格式和流程促進部門間的溝通與協(xié)作。
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