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檔案數(shù)字化加工制度范文全文
在學習、工作、生活中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度具有合理性和合法性分配功能。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編為大家整理的檔案數(shù)字化加工制度范文全文，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
本細則對檔案數(shù)字化加工的主要工作環(huán)節(jié)包括：檔案實體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、檔案歸還等，提出操作要求，并在整個工作環(huán)節(jié)中確保檔案實體及其信息的安全保密。
一、檔案實體交接
檔案實體交接分為檔案領(lǐng)取、檔案歸還、檔案存放三個環(huán)節(jié)，由本館檔案數(shù)字化中心和承擔本館檔案數(shù)字化的服務機構(gòu)、監(jiān)理公司三方指定管理人員完成。
(一)檔案領(lǐng)取
1.按照館藏檔案數(shù)字化加工項目計劃，服務機構(gòu)根據(jù)工作進度以及加工能力，提出檔案領(lǐng)取申請，經(jīng)監(jiān)理公司審核后，向本館檔案數(shù)字化中心管理員遞交，由檔案數(shù)字化中心管理員負責向收集保管處提出需要加工檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號、案卷號，庫房管理人員按需求調(diào)卷，清點、核實無誤后辦理檔案出庫登記手續(xù)。
2.出庫檔案進入檔案數(shù)字化中心，數(shù)字化中心管理員與監(jiān)理公司、服務機構(gòu)管理人員共同清點、核對該批次檔案的范圍、數(shù)量，確認無誤后，應填寫《檔案交接記錄表》，并經(jīng)三方簽字確認。
3.接收的檔案有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請檔案數(shù)字化中心管理員確認后再進行檔案整理等工作。
4. 加工人員按檔案的檔號排列順序依次向服務機構(gòu)管理人員領(lǐng)取檔案，確認加工內(nèi)容并簽字。
5. 加工完畢后，加工人員將檔案退還服務機構(gòu)管理人員，由管理人員確認簽字。
(二)檔案歸還
1.同一批次出庫的檔案在完成數(shù)字化加工并經(jīng)由數(shù)字化中心管理人員質(zhì)檢抽查合格后，服務機構(gòu)管理人員按《檔案交接記錄表》，確定應歸還檔案的檔號(全宗號、年份、保管期限、目錄號、案卷號)和數(shù)量，并檢查檔案的完整性。
2.將檔案按出庫時的排列順序排列。
3.監(jiān)理公司對服務機構(gòu)提出歸還的檔案進行清點、檢查檔案的完整性，確認無誤后向數(shù)字化中心提出歸還建議。
4.數(shù)字化中心與監(jiān)理公司、服務機構(gòu)管理人員現(xiàn)場清點并抽查檔案的完整性情況，三方確認無誤后在《檔案交接記錄表》簽字確認。
5. 檔案數(shù)字化中心管理員負責向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫手續(xù)。
(三)檔案存放
1.數(shù)字化加工檔案一律統(tǒng)一存放在臨時庫房，下班后不能留存在加工位及加工區(qū)域。
2.每天上、下午上班后，由數(shù)字化中心、監(jiān)理公司、服務機構(gòu)按當日數(shù)字化加工范圍，共同到臨時庫房運送檔案到加工中心，下班后提前10分鐘清點出庫加工檔案，將加工檔案返回臨時庫房存放。
3.加工檔案的安全管理要責任到個人，個人加工領(lǐng)取的檔案在加工完畢后必須完整、如數(shù)歸還，加工檔案禁止存放到抽屜內(nèi)，在下班前必須檢查個人使用的掃描儀，避免遺漏。
二、數(shù)字化加工
數(shù)字化加工應嚴格按照本館規(guī)定的流程進行，具體為：目錄審核修改→檔案拆裝→檔案掃描→圖像處理→圖像質(zhì)檢、→數(shù)據(jù)掛接→數(shù)據(jù)驗收→數(shù)據(jù)備份→檔案裝訂→檔案歸還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作流程不允許接觸檔案實體，如確實因質(zhì)量檢查、修改工作需要，可向服務機構(gòu)現(xiàn)場管理人員申請使用檔案實體。
(一)目錄審核
1.未建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫的，加工人員應在檔案數(shù)字化中心管理人員指導下按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18-1999)、《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求(試行)》以及數(shù)據(jù)掛接等要求，依據(jù)檔案實體逐一進行目錄著錄。
2.核對目錄時如發(fā)現(xiàn)有目錄無正文、有正文無目錄或卷內(nèi)目錄指定的頁號內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應及時告知現(xiàn)場監(jiān)理和數(shù)字化中心管理人員處理。
3.機讀目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作完成的，核實檔案目錄著錄內(nèi)容的準確性，如有不規(guī)范或錯誤的文件題名、責任者、檔號、起止頁號，應依據(jù)檔案實體對目錄數(shù)據(jù)進行修改。
著錄條目質(zhì)量應達到以下標準：
①文件題名：一般由責任者、事由、文種三要素組成，文件沒有題名或不能揭示內(nèi)容的，應根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名;文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字數(shù)應控制在60個字以內(nèi)。
②文件時間：一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1—4位數(shù)表示年，第5—6位數(shù)表示月，第7—8位數(shù)表示日，月、日位數(shù)不足補“0”，無法確定的時間亦用“0”替代。
③：屬于公元紀年的錄入要規(guī)范齊全，如“1994年”，不能是“94年”。
�、芪募幪枺撼谩癧 ]”號外,其余原文照錄;聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個文件編號時，只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。
�、葚熑握撸罕仨氈泴ξ募撠煹膫�人姓名和機關(guān)、團體的通用簡稱或全稱，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱著錄;責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責任者用“[等]”表示，責任者之間以“;”號相隔。
�、迿n號：檔號結(jié)構(gòu)應為“全宗號—目錄號—案卷號—文件所在頁號”，各號之間用“—”間隔。除全宗號中作為全宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照錄外，各號均用阿拉伯數(shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、文件所在頁號4位，位數(shù)不足前補“0”。
�、邫z查著錄條目的正題名、檔號、、責任者、文件編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等若干必錄項目是否著錄完整;殘缺文字用“□”號表示。
4.機讀目錄修改后如錯誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì)目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打印;如果需要修改內(nèi)容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打印，將新目錄放置在原檔案目錄上。
5.目錄數(shù)據(jù)存儲格式為txt以及dbf格式文件，符合GD20xx數(shù)據(jù)接收要求。
(二)檔案拆裝
1.檔案拆除裝訂前逐頁清點案卷張、頁數(shù)。出現(xiàn)有少量頁碼錯漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁面下角，需用前一頁頁碼用鉛筆加“—1，……”標注在檔案上，如漏編頁碼屬本卷的最后一頁檔案，應續(xù)上一頁檔案的順序往后編碼，不能用“—1”表示，檔案原始頁碼看不清的要用水性筆寫上實際頁碼，并在備考表上說明錯漏編情況，由數(shù)字化中心管理員簽字確認;漏編數(shù)量多的，應整卷按規(guī)范重新編制頁號。出現(xiàn)頁數(shù)嚴重不符、紙張破損嚴重等異常情況，應根據(jù)實際情況交數(shù)字化中心管理員進行處理。
2.檔案蟲蛀、碳化情況嚴重，影響掃描的要登記在冊，由數(shù)字化中心管理員與相關(guān)處室做好對接，進行修補或裱糊，不允許擅自拆除裝訂。
3.檔案清點完成后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》中相應項:實際張、頁數(shù)、偏離數(shù)、偏離情況等，相關(guān)人員簽字確認。
4.拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。漿糊粘連、衣車縫制等拆除裝訂會造成檔案頁面損壞的，不允許強行拆除;雜志、書籍等拆除裝訂難以復原的，也可不拆除裝訂掃描。
5.拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實物的，應根據(jù)原件給實物編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時再按原樣復原。
6.檔案掃描、圖像處理并質(zhì)檢通過后，要逐頁清點檔案卷內(nèi)文件紙張數(shù)量，還原裝訂原貌。
7.檔案還原裝訂遇到頁面倒置、無裝訂邊、裝訂線壓文字等情況，無裝訂邊的應貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文字上;對倒置頁面進行糾正，如遇到其他特殊情況應交數(shù)字化中心管理員，與相關(guān)處室溝通、協(xié)商，提出裝訂建議，按建議進行裝訂。
(三)檔案掃描
1.每日開始掃描前必須多掃描儀玻璃面進行除塵，確保掃描效果。
2.掃描分辨率按項目合同要求進行。檔案掃描前要確定掃描儀設定的參數(shù)符合項目規(guī)范、要求，檔案要逐頁通過掃描設備，確保圖像清晰完整。
3.對于原件不清晰的檔案掃描，要調(diào)整對比度、亮度等相關(guān)參數(shù)，以使掃描后的圖像盡量清晰;掃描時須將紙張放正，傾斜度控制在1度之內(nèi)。
4.檔案中有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。
5.紙張過薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔案字跡清晰，不透視下一頁圖像內(nèi)容。檔案本身內(nèi)容太靠邊時需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內(nèi)容掃描缺。
6.空白頁有頁碼無內(nèi)容的不掃描，在檔案備考表及工作單注明。
7.紙質(zhì)檔案中有照片的，應調(diào)整掃描分辨率為600dpi，文件存儲格式為tiff，按照片檔案掃描要求掃描，并在工作單上注明。
8.檔案頁面若有折角或折疊，應小心展開、撫平、壓平，褶皺嚴重的，應覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片等不允許用熨斗熨平。
9.對于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如用常規(guī)掃描儀，則在掃描過程中盡量避免掃描頁面變形、漏光等，確保掃描圖像質(zhì)量，同時注意避免對檔案造成的損害。
10.掃描時不允許不遮蓋掃描以及非質(zhì)量不合格的重復掃描。如有特殊需求須與監(jiān)理人員和數(shù)字化中心管理人員確認。
11.掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求將檔案整理好裝回檔案盒內(nèi)，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》，及時將檔案及工作單移交管理人員。
12.掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和桌面等設施，確保檔案無遺漏。
(四)圖像處理
1.圖像文件要進行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細處理，力求保持檔案原貌，不允許用軟件強行糾偏、自動裁剪檔案原有頁面。圖像處理應達到：圖像完整、清晰、底色與檔案本身相仿、色澤均勻、無影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊(白邊或灰邊)，圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習慣。
2.可對圖像進行90度或180度旋轉(zhuǎn)，禁止小角度旋轉(zhuǎn)，偏離1度以上退回重新掃描�？蓪υ旧砥眹乐氐膱D像進行糾偏處理。
3.圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。 圖像糾偏：
(1)若紙張偏斜，文字不偏斜，以內(nèi)容正來糾偏、裁剪。
(2)若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規(guī)則的邊緣來糾偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以內(nèi)容正來糾偏裁剪。
(3)若紙張規(guī)則，文字不偏斜，以規(guī)則的紙張來糾偏、裁剪。
圖像裁剪：
(1)處理翻折檔案圖像時，翻起部分只保留覆蓋后頁檔案部分，其他部分裁除。
(2)處理檔案中有黏貼小于32開不規(guī)則小浮貼的圖像，當小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容無關(guān)聯(lián)時，應分開裁剪，不保留小于32開不規(guī)則小浮貼以外的其他圖像;小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容有關(guān)聯(lián)時或互為補充內(nèi)容時，小于32開不規(guī)則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁完整圖像。
(3)A3頁面、書本、筆記本等原則上分開裁剪。如A3(或其他)為跨頁號印制，可進行整頁掃描，按其中間折痕進行圖像裁剪，以確保文件內(nèi)容、頁碼的連續(xù)性。
(4)檔案出現(xiàn)大的破損，裁剪時要保留破損部分。 (5)原檔案有托邊的紙張，裁剪時以原檔案大小裁剪。
(6)兩頁16開或A4檔案粘連，內(nèi)容有聯(lián)系的，按兩頁裁剪成一個畫幅;內(nèi)容沒有聯(lián)系的，按單頁裁剪成兩個畫幅。 (7)粘貼有分類小標簽的會計賬簿，要保留分類小標簽掃描和裁剪。
(8)紙張有不規(guī)則邊角，但不屬于破損(如存根類)，且無檔案信息的，可進行規(guī)整裁除。
(9)筆記本等頁面一個畫幅中，一頁有內(nèi)容一頁沒有內(nèi)容且無頁碼時，應裁剪空白頁面。
(10)備考表若與其他非檔案頁面(無檔案信息)粘連，形成A3頁面時，裁剪只保留備考表部分。
4.處理過程中對檔案裝訂孔、檔案原有污點等不去除，處理過程應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，不允許出現(xiàn)原件沒有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞圖像質(zhì)量的現(xiàn)象。
5.去除不屬于檔案頁面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。
6.依據(jù)有關(guān)規(guī)范要求對圖像文件進行命名。圖像文件命名格式與目錄數(shù)據(jù)庫的檔號格式一致：全宗號(4位)—目錄號(3位)—案卷號(4位)—文件頁號(或文件順序號)，檔號中的各號(代碼)固定位數(shù)，不足前補“0”。
7.按檔案實體頁數(shù)、頁序檢查、排列圖像文件的頁數(shù)、頁序，確保一致、無缺漏。
8.圖像處理完成后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》。
三、圖像質(zhì)檢
1.圖像質(zhì)檢必須逐頁翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文件數(shù)量、頁數(shù)是否與其目錄一致，圖像是否還原檔案原貌、文字清晰，每頁圖像的頁碼是否存在，無漏失、多掃、不清晰、變形、失真、偏斜、頁碼錯誤等情況。
2.檢查圖像文件命名是否規(guī)范，圖像排列循序是否正確。
3.檢查過程中如碰到圖像內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準確等情況，須拿檔案紙質(zhì)原件對照確認的，向管理人借出案卷實體對照，問題明確后即時歸還。
四、數(shù)據(jù)掛接
1.批次圖像質(zhì)量經(jīng)檢查確認合格后，通過相應的軟件與檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫進行批量掛接，數(shù)據(jù)掛接完成，依據(jù)檔案全文圖像和目錄數(shù)據(jù)，核對目錄條目與檔案原文的掛接是否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修正。
2.服務機構(gòu)對數(shù)據(jù)掛接全面檢查并檢查合格后，向監(jiān)理公司提出批次質(zhì)檢要求并提供該批次全文、目錄數(shù)據(jù)，監(jiān)理公司質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問題，返回服務機構(gòu)修改。
3.監(jiān)理公司完成批次檢查并確認合格后，向數(shù)字化中心管理員提交《傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工成品發(fā)布程序表》及相關(guān)全文、目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化中心管理員負責將該批次數(shù)據(jù)發(fā)布至本局館局域網(wǎng)，并進行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時提交服務機構(gòu)進行整改，整改完畢后重新發(fā)布修改數(shù)據(jù)。
4.數(shù)據(jù)掛接合格后方可進行檔案裝訂還原、歸庫、數(shù)據(jù)備份等項工作流程。
五、數(shù)據(jù)備份
1.數(shù)據(jù)質(zhì)檢、掛接合格后，服務機構(gòu)管理人員向監(jiān)理公司提交《檔案數(shù)據(jù)批量操作程序表》，監(jiān)理公司確認無誤后，向信息化工作處轉(zhuǎn)交，信息化工作處在確認數(shù)據(jù)已備份至電子文件(檔案)備份中心后，將程序表交給服務機構(gòu)刻錄小組進行光盤刻錄。
2.數(shù)據(jù)刻錄使用刻錄軟件NERO，刻錄速度≤8X，光盤由服務機構(gòu)提供，采用檔案級專業(yè)刻錄機，每張刻錄數(shù)據(jù)量不超過4.3GB。
3.刻錄光盤為檔案級光盤，現(xiàn)有清華同方及JVC兩種4.7GB的DVD。為防止同品牌光盤質(zhì)量故障影響數(shù)據(jù)質(zhì)量，在一式三套中，不能單純一種品牌的光盤。
4.劃分好數(shù)據(jù)刻錄的文件夾，按照檔案管理的要求做好分級分項組織管理，以光盤號命名光盤卷標。
5.光盤面使用光盤筆英雄HERO CDDVD Marker CD書寫專用筆 CD-C001或真彩0615B光盤專用油性筆標注：、順序號、全宗號等。
6.封面打�。褐谱鞴獗P封面(正面、背面、背脊)錄入信息并打印;光盤封面與封底使用專門的WORD模板打印，裁剪。分別錄入(A、B、C)三套保存數(shù)據(jù)入庫。及時記錄、填寫工作進度表、檔案數(shù)據(jù)存儲光盤刻錄表等信息。
7.光盤專檢人員負責讀取檢查每張光盤，刻錄必須保證質(zhì)量，要求盤片能在普通光驅(qū)中正確讀取，內(nèi)容無差錯(有任何差錯必須重新刻錄)。把計算機設置成可以瀏覽縮略圖;其次對照數(shù)據(jù)單查看文件數(shù)。信息處工作人員隨機抽檢光盤質(zhì)量。及時放至7-1光盤庫，做好光盤存儲位置登記。
8.數(shù)據(jù)刻錄完畢后，由信息化工作處按數(shù)據(jù)備份等相關(guān)操作規(guī)程監(jiān)督各加工計算機以及服務器等加工存留數(shù)據(jù)的移動、刪除等操作。
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